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Die Kontoauszüge für Ihr Unternehmen gibt es auch online. Das spart Zeit und Geld. Sie haben alle Auszüge immer im Schnellzugriff.

Vorteile

Effizient, Schnell, Günstig

Ihre Vorteile im Überblick

 

  • Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
  • Monatliche Bereitstellung
    des Kontoauszuges im Elektronischen Postfach
  • Sie sparen die Kosten für Räume und Personal
  • Zusätzlich Portokosten einsparen
  • Papierfreie Archivierung mit
    sicheren PDF-Dokumenten
  • Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbarkeit des Auszugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
  • Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden  
Details

Details

 

Voraussetzung für den Empfang elektronischer Kontoauszüge ist das Elektronische Postfach. Dieses muss für den Empfang elektronischer Kontoauszüge freigeschaltet sein. Sofern Sie das Elektronische Postfach bisher nicht nutzen, lassen Sie es einfach von Ihrer Sparkasse freischalten.  

Qualifizierte elektronische Signatur. Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar. Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt wurde und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.
Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie lediglich eine kostenfreie Software, den sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich.

Bekannte Signatur-Viewer sind:

  • Sign Live! der Firma intarsys
  • OpenLimit Reader

Die kostenfreie Software Sign Live! der Firma intarsys gibt es hier. Wie die Prüfung im Einzelnen funktioniert, erfahren Sie im Leitfaden zur „Validierung einer Signatur mit dem Sign Live! CC Validation Client“.

Aufbewahrung

Sichere Aufbewahrung.

 

Als buchführungspflichtiger Unternehmer sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten. Diese haben die bisher gültigenVorschriften GOBS und GDPdU abgelöst. 

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:

  • Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhaltnicht mehr feststellbar ist.
  • Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen,vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
  • Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandesgewährleisten.
  • Die Daten müssen während derDauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbarsein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.

Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.

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